Regulamin internetowej sprzedaży biletów

§ 1 Słowniczek

Pojęcia stosowane w niniejszym Regulaminie mają znaczenie określone poniżej, chyba, że z kontekstu Regulaminu wyraźnie wynika inaczej:

  1. Bilet – elektroniczny bilet imienny uprawniający do udziału w Imprezie realizowanej przez Organizatora, w zakresie określonym w § 3. Ilekroć w Regulaminie mowa o Bilecie w liczbie pojedynczej, należy przez to również rozumieć Bilety w liczbie mnogiej.
  2. EventLabs/Evenea – spółka EventLabs Sp. z o.o., z siedzibą w Gdyni (81-521), Al. Zwycięstwa 241/13, podmiot zarządzający Systemem.
  3. Impreza – impreza konferencyjno-biznesowa o nazwie Experience Festival 2026, organizowana przez Organizatora w dniach 23-24 kwietnia 2026r.
  4. Konsument – osoba fizyczna dokonująca czynności prawnej z przedsiębiorcą, niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.
  5. Obiekt – obiekt konferencyjny zlokalizowany w Warszawie, w którym odbywać się będzie Impreza. Specyfikacja Obiektu nastąpi w trybie określonym w § 9 ust. 5 Regulaminu.
  6. Organizator – SCPROJECTS Sp. Z o.o., NIP: 536-193-26-50, 05-120 Legionowo, ul. Pomorska 33
  7. Regulamin – niniejszy regulamin internetowej sprzedaży biletów.
  8. Regulamin Imprezy – Regulamin Imprezy “Experience Festival 2026” ustanowiony przez Organizatora.
  9. Regulamin Systemu – regulamin Systemu ustanowiony przez EventLabs/Evenea.
  10. Siła Wyższa – nadzwyczajne i zewnętrzne zdarzenie, na którego wystąpienie i trwanie Organizator nie ma wpływu oraz któremu nie był w stanie zapobiec pomimo dołożenia należytej staranności.
  11. Strona Imprezy – strona internetowa Imprezy dostępna pod adresem www.exfest.pl
  12. System – komputerowy system sprzedaży Biletów działający pod adresem www.evenea.pl.
  13. Użytkownik – każda osoba nabywająca Bilet za pomocą Systemu.
  14. Zamówienie – sporządzone przez Użytkownika i przesłane Organizatorowi za pośrednictwem Systemu oświadczenie woli zmierzające do zawarcia umowy zakupu Biletów, zawierające zestawienie Biletów, które Użytkownik chce kupić, stanowiące ofertę.
  15. Zasady korzystania z Obiektu – dokument sporządzony przez właściciela lub zarządcę Obiektu określający zasady obowiązujące Użytkowników uczestniczących w Imprezie, która ma się odbyć na terenie Obiektu, dostępny na stronie internetowej Obiektu.

§ 2 Zasady Ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady zakupu Biletów.
  2. W celu dokonania zakupu Biletu za pośrednictwem Systemu Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem oraz Regulaminem Systemu i zaakceptowania jego postanowień w Systemie.

§ 3 Bilety

  1. Bilet upoważnia do udziału w Imprezie w dniach 23 – 24 kwietnia 2026r.
  2. Aktualne ceny Biletów znajdują się na stronie www.exfest.pl
  3. Bilet umożliwia wejście wyłącznie na Imprezę tylko osobom imiennie wskazanym na Bilecie. W przypadku urzędowej zmiany danych w postaci imienia lub nazwiska dokonanej w okresie od zakupu Biletu do dnia Imprezy, Uczestnik zobowiązany jest, w czasie weryfikacji uprawnienia do korzystania z Biletu, wykazać fakt zmiany danych.

§ 4 Wprowadzenie danych do realizacji Zamówienia

  1. Informacje o Biletach podane na Stronie Imprezy w zakładce „Kup Bilet” stanowią zaproszenie do zawarcia umowy, w rozumieniu art. 71 polskiego Kodeksu cywilnego. Jeśli Bilet zamówiony przez Klienta będzie niedostępny lub nie będzie dostępna wskazana przez Klienta liczba Biletów, Sprzedawca skontaktuje się z Klientem drogą mailową, w celu uzgodnienia wariantu zakupu. Klient będzie mógł wybrać jedną z dwóch opcji: rezygnacja z Zamówienia lub przesłanie niepełnego Zamówienia.
  2. Zakup biletów następuje za pośrednictwem Systemu.
  3. W celu zakupu Biletu Użytkownik powinien:
    1. Otworzyć w przeglądarce internetowej stronę: www.exfest.pl
    1. Dokonać wyboru rodzaju oraz liczby zamawianych Biletów;
    1. Prawidłowo wypełnić formularz rejestracyjny i podać niezbędne dane:
      1. Użytkownika nabywającego Bilety, którego dane mają figurować na Bilecie;
      1. innych osób, których dane mają figurować na Bilecie w postaci ich imienia i nazwiska oraz adresu e-mail (jeśli dotyczy);
    1. Wyrazić zgodę na otrzymanie faktury VAT w formie elektronicznej (jeśli dotyczy – przez akceptację Regulaminu, Użytkownicy wyrażają zgodę na fakturowanie elektroniczne) przez zaznaczenie odpowiedniego pola;
    1. Złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji zakupu Biletu i uczestnictwie w Imprezie, przez zaznaczenie odpowiedniego pola;
    1. Złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem oraz Regulaminem Imprezy, przez zaznaczenie odpowiedniego pola;
    1. Wybrać formę płatności zgodnie z § 5
    1. Zakończyć rejestrację wciskając przycisk “Kup bilet”.

§ 5 Wybór sposobu płatności

  1. Użytkownik może dokonać płatności za Bilet za pośrednictwem Systemu, zgodnie z Regulaminem Systemu, w następujący sposób:
    1. za pośrednictwem płatności elektronicznej i kartą kredytową (Użytkownik dokonuje płatności za pomocą najpopularniejszych banków w Polsce lub kartą kredytową);
    1. wszelkie ewentualne koszty związane z dokonywaniem płatności za Bilet, w trybie przewidzianym w Systemie, ponosi Użytkownik.
  2. Szczegółowe zasady płatności określa Regulamin Systemu oraz Evenea/EventLabs.

§ 6 Zakończenie procesu zakupu Biletu

Po dokonaniu czynności określonych w § 4 i § 5 powyżej Użytkownik zobowiązany jest do potwierdzenia chęci realizacji Zamówienia poprzez wciśnięcie przycisku „Kup bilet” („zamówienie z obowiązkiem zapłaty”), które jest równoznaczne ze złożeniem Zamówienia z obowiązkiem zapłaty

  1. W trakcie składania Zamówienia Użytkownik jest informowany przez Organizatora m.in. o metodach i warunkach dostawy Biletów oraz warunkach i sposobach zapłaty za zamówione Bilety. Użytkownikowi udostępniane jest podsumowanie złożonego Zamówienia, w którym jest on informowany o głównych cechach wszystkich Biletów, które zostały przez niego wybrane, oznaczeniu Organizatora, sposobie dostawy oraz cenie Biletów i łącznym koszcie Zamówienia, a także wybranym przez Użytkownika sposobie zapłaty za Bilety oraz prawie odstąpienia od umowy;
  2. Po zakończeniu procesu rejestracji Uczestnik otrzyma wiadomość e-mail z podsumowaniem złożonego Zamówienia. Umowę zakupu Biletów uznaje się za zawartą po otrzymaniu (zaksięgowaniu) przez Organizatora płatności za Zamówienie.
  3. Po zaksięgowaniu wpłaty do Użytkownika zostanie wysłana wiadomość e-mail zawierająca fakturę. Wiadomość ta zostanie przekazana do systemu mailowego Użytkownika w sposób umożliwiający jej odczytanie.
  4. Na zasadzie indywidualnego odstępstwa od zasad określonych powyżej, Organizator może ustalić z Użytkownikiem odmienny moment sprzedaży Biletu, także przed dokonaniem płatności. Wszelkie odstępstwa od Regulaminu możliwe są wyłącznie za wyraźną zgodą obu Stron.
  5. Organizator jest uprawniony do anulowania Zamówienia/Biletu w sytuacji, gdy:
    1. Użytkownik dokonał płatności przy użyciu skradzionego numeru karty kredytowej, o czym Organizator powiadomiony został w wyniku weryfikacji płatności;
    1. Bilet nie został opłacony w terminie.

O anulowaniu Zamówienia Biletu Użytkownik informowany jest poprzez wiadomość e-mail.

§ 7 Prawo odstąpienia od umowy

  1. Zgodnie z postanowieniami Ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta (Dz.U.2019.134), Konsumentowi przysługuje prawo do odstąpienia od umowy nabycia Biletów.
  2. Każdy Użytkownik będący Konsumentem jest uprawniony do odstąpienia od zawartej umowy sprzedaży Biletu, bez podania przyczyny, w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania Biletu, nie później niż do momentu odbycia się Imprezy. Aby skorzystać z tego uprawnienia, konsument jest zobowiązany wysłać na adres Organizatora oświadczenie o odstąpieniu. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy konsument może złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu. Skorzystanie z tego formularza nie jest jednak obowiązkowe.
  3. Organizator jest zobowiązany zwrócić konsumentowi wszelkie otrzymane płatności, w tym cenę Biletów oraz opłatę ponoszoną w związku z realizacją płatności.
  4. Organizator dokona zwrotu płatności otrzymanych od Konsumenta, w tym ceny Biletu oraz opłatę ponoszoną w związku z realizacją płatności niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymania wysłanego przez konsumenta zawiadomienia o odstąpieniu od umowy.

§ 8 Sposób dostarczenia Biletu

Bilet ma charakter wyłącznie elektroniczny i zostanie dostarczony na adres e-mail Użytkownika, podany w formularzu rejestracyjnym, na min. 3 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. W przypadku nieotrzymania Biletu przez Użytkownika w terminie do 3 dni przed Konferencją, Użytkownik powinien niezwłocznie skontaktować się z Organizatorem pod adresem e-mail:  hello@exfest.pl. W przypadku zakupu przez Użytkownika biletów na rzecz innych osób, oświadczenie o odstąpieniu może złożyć zarówno Użytkownik jak i osoba trzecia, do której Bilet należy.

§ 9 Zwrot Biletów i zmiana danych Użytkownika, odwołanie, zmiana terminu, miejsca i programu Imprezy

  1. Bez uszczerbku dla uprawnień Użytkownika będącego Konsumentem wynikających z § 7 Regulaminu, każdy Użytkownik ma prawo do dokonania zwrotu Biletu wysyłając zgłoszenie na piśmie na adres siedziby Organizatora lub adres e-mail:  hello@exfest.pl. W takim przypadku Organizator:
    1. w przypadku dokonania zwrotu Biletu w ciągu do 90 dni przed datą rozpoczęcia Imprezy Organizator zwróci Użytkownikowi 70% ceny Biletu (brutto) (w walucie, w jakiej dokonano płatności);
    1. w przypadku dokonania zwrotu Biletu w ciągu od 89 do 30 dni przed datą rozpoczęcia Imprezy Organizator zwróci Użytkownikowi 40% ceny Biletu (brutto) (w walucie, w jakiej dokonano płatności);
    1. w przypadku dokonania zwrotu Biletu na mniej niż 30 dni przed datą rozpoczęcia Imprezy Organizator zwróci Użytkownikowi 20% ceny Biletu (brutto) (w walucie, w jakiej dokonano płatności);

W przypadku płatności elektronicznych i kartą kredytową środki zwracane są na rachunek bankowy, z którego została dokonana płatność za Bilet, chyba że Użytkownik wskaże inny numer rachunku w zgłoszeniu, o którym mowa w ust. 1.

ww. wiadomości e-mail do systemu mailowego Użytkownika w sposób umożliwiający jej odczytanie. W przypadku zwrotu Biletu przez Użytkownika z powodu odwołania, zmiany terminu lub miejscowości Imprezy w terminie 7 dni od otrzymania informacji od Organizatora, Organizator zobowiązany jest do zwrotu pełnej ceny zakupu Biletu.

§ 10 Procedura reklamacyjna

  1. Wszelkie reklamacje dotyczące sprzedaży Biletów, Użytkownicy powinni zgłaszać Organizatorowi za pośrednictwem wiadomości e-mail na adres: support@exfest.pl
  2. Reklamacja musi zawierać imię, nazwisko oraz dokładny adres e-mail Uczestnika, jak również dokładny opis powodu reklamacji.
  3. Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora w terminie 30 dni od otrzymania reklamacji.
  4. O decyzji Organizatora, Użytkownik zostanie poinformowany niezwłocznie, w ramach 30-dniowego terminu, o którym mowa w ust. 3 powyżej, na adres e-mail podany w reklamacji.
  5. Ostateczny termin składania reklamacji upływa 30.04.2026 r.

§ 11 Odpowiedzialność

  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wysłanie Biletu na adres e-mail lub wysłanie wiadomości z informacjami dot. zamówienia lub odwołania Imprezy na niewłaściwy adres e-mail, jeśli dany adres e-mail został podany błędnie przez Użytkownika.

§ 12 Ochrona danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowym jest Organizator.
  2. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników oraz innych uczestników Imprezy zawarte są w dokumencie Polityki ochrony prywatności dostępnej na www.exfest.pl

§ 13 Inne postanowienia

  1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie będą miały przepisy polskiego Kodeksu Cywilnego.
  2. W odniesieniu do wszelkich kwestii związanych z danym Zamówieniem zastosowanie ma Regulamin obowiązujący w dniu składania zamówienia.
  3. W razie sporów z Użytkownikiem, sądem właściwym do ich rozpoznania jest sąd powszechny właściwy na podstawie obowiązujących przepisów.
  4. Organizator zastrzega prawo wprowadzania zmian do Regulaminu, w trybie określonym w § 9 ust. 5, w terminie 14 dni od poinformowania Użytkowników.
  5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 05.11.2025 r.

Załącznik nr 1

WZÓR FORMULARZA ODSTĄPIENIA OD UMOWY

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Adresat:

SCPROJECTS Sp. Z o.o., 05-120 Legionowo, ul. Pomorska 33, adres e-mail: hello@exfest.pl

Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy sprzedaży Biletów

Data zawarcia umowy(*)/odbioru(*) Imię i nazwisko konsumenta(-ów) Adres konsumenta(-ów)

Rachunek bankowy, na który ma zostać zwrócona kwota za Bilety (w przypadku płatności przelewem tradycyjnym)

Data, Podpis konsumenta(-ów)

(tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej)

(*) Niepotrzebne skreślić