§ 1 [Słowniczek]

Pojęcia stosowane w niniejszym Regulaminie mają znaczenie określone poniżej, chyba że z kontekstu Regulaminu wyraźnie wynika inaczej:

1. Bilet – elektroniczny bilet imienny uprawniający do udziału na terenie Obiektu w Imprezie realizowanej przez Organizatora, w zakresie określonym w Regulaminie Sprzedaży Biletów. Ilekroć w Regulaminie mowa o Bilecie w liczbie pojedynczej, należy przez to również rozumieć Bilety w liczbie mnogiej.

• Impreza – impreza konferencyjno-biznesowa o nazwie Experience Festival 2026, organizowana przez Organizatora w dniach 23-24 kwietnia 2026 r.

• Obiekt – dokładna lokalizacja zostanie podana w kwietniu 2026, będzie to lokalizacja w obrębie m.st. Warszawa.

• Organizator – SCPROJECTS Sp. Z o.o., NIP 536-193-26-50, Legionowo 05-120, ul. Pomorska 33.

• Regulamin – niniejszy regulamin Imprezy ustanowiony przez Organizatora, określający prawa i obowiązki Organizatora i osób, przy pomocy których realizuje on Imprezę, związane z przeprowadzeniem Imprezy, a także prawa i obowiązki Uczestników.

• Regulamin Sprzedaży Biletów – Regulamin internetowej sprzedaży biletów na Imprezę, udostępniony na stronie internetowej www.uxpoland.com w zakładce “Kup bilet”.

• Uczestnik – każda osoba posiadająca Bilet.

• Zasady korzystania z Obiektu – dokument sporządzony przez właściciela lub zarządcę Obiektu, określający zasady obowiązujące Uczestników na terenie Obiektu, dostępny na stronie internetowej Obiektu.

§ 2 [Impreza]

1. Impreza odbędzie się w dniach 23-24 kwietnia 2026 r. i będzie mieć miejsce na terenie Obiektu.
2. Impreza będzie odbywać się w języku polskim, zgodnie z programem Imprezy, zamieszczonym na stronie internetowej www.exfest.pl co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem Imprezy.

• W Imprezie mogą uczestniczyć osoby, które nabyły Bilet zgodnie z Regulaminem Sprzedaży Biletów bądź otrzymały Bilet od Organizatora. Posiadanie i okazanie Biletu (w formie elektronicznej bądź w formie papierowego wydruku) jest warunkiem wstępu na Imprezę.

• Organizator zastrzega, iż z przyczyn niezależnych od Organizatora może nastąpić zmiana prelegentów, zmiana programu Imprezy, zmiana czasu, zmiana formy spotkania z off-line na on-line, zmiana miejsca Imprezy lub odwołanie Imprezy. W takim przypadku Organizator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Uczestników, zamieszczając stosowną informację na stronie internetowej www.exfest.pl oraz wysyłając ją drogą e-mailową do Uczestników na adresy e-mail wskazane w formularzu rejestracyjnym. W przypadku zmiany terminu lub miejsca Imprezy Bilet zachowuje ważność i ma moc obowiązującą w nowym terminie lub miejscu Imprezy.

• Organizator zobowiązany jest na wniosek Uczestnika do zwrotu ceny Biletów na zasadach określonych w Regulaminie Sprzedaży Biletów.

• Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wstępu na teren Obiektu osobom:

1. pozostającym pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających lub innych podobnych substancji,

• zachowującym się w sposób agresywny lub w inny sposób stwarzającym zagrożenie dla bezpieczeństwa i komfortu innych Uczestników,

• odmawiającym okazania dokumentu potwierdzającego tożsamość osobom upoważnionym przez Organizatora, w celu zweryfikowania uprawnienia do wstępu na Imprezę na podstawie okazanego Biletu,

• nieprzestrzegającym ustalonych powszechnie obowiązującym prawem lub przepisami porządkowymi reżimów sanitarnych i epidemicznych.

§ 3 [Obowiązki Uczestnika]

1. Uczestnik ma obowiązek:

1. przestrzegać przepisów Regulaminu oraz Zasad korzystania z Obiektu, w szczególności przepisów porządkowych,

• zachowywać się w sposób zgodny z zasadami współżycia społecznego, w tym w szczególności nie zagrażać bezpieczeństwu innych Uczestników,

• stosować się do zarządzeń i poleceń członków służby informacyjnej i porządkowej Obiektu bądź wyznaczonych przez Organizatora, w szczególności okazać na żądanie takiej osoby dokument potwierdzający uprawnienie Uczestnika do udziału w Imprezie.

• Zabronione jest wnoszenie na teren Obiektu:

1. przedmiotów niebezpiecznych, w szczególności broni, materiałów wybuchowych, noży,

• napojów alkoholowych, substancji psychotropowych, środków odurzających ani innych podobnych substancji.

• W czasie trwania Imprezy Uczestnik zobowiązany jest przebywać wyłącznie w miejscach przeznaczonych dla Uczestników.

• Uczestnik nie ma prawa rejestrowania, wykorzystywania ani przesyłania zapisu dźwięku lub obrazu Imprezy. Uczestnik może zostać poproszony o usunięcie materiału zarejestrowanego wbrew niniejszemu zapisowi.

• W czasie trwania Imprezy zabrania się Uczestnikom prowadzenia jakiejkolwiek działalności handlowej, zarobkowej, reklamowej oraz promocyjnej, o ile Organizator nie wyraził na to uprzedniej, pisemnej zgody.

§ 4 [Uprawnienia Uczestnika]

1. Uczestnik posiadający Bilet w czasie trwania Imprezy jest uprawniony do:

1. przebywania na terenie Obiektu w całym czasie trwania Imprezy zgodnie z posiadanym Biletem,

• korzystania ze znajdujących się na terenie Obiektu punktów gastronomicznych,

• korzystania z urządzeń, w tym z zaplecza higieniczno – sanitarnego, znajdujących się na terenie Obiektu i udostępnionych dla Uczestników, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem,

• uzyskania niezbędnej pomocy od Organizatora, w tym w szczególności informacji o obowiązujących zasadach bezpieczeństwa oraz o umiejscowieniu na terenie Obiektu punktów gastronomicznych i sanitarnych.

• Uczestnik jest uprawniony do składania Organizatorowi zgłoszeń reklamacyjnych związanych z przebiegiem Imprezy i poniesionymi przez niego szkodami. Zgłoszenia należy kierować w formie pisemnej na adres Organizatora bądź na adres poczty elektronicznej: hello@exfest.pl

• Organizator zapewnia Uczestnikom bezpieczeństwo przeciwpożarowe poprzez zapewnienie, iż służby porządkowe znają zasady postępowania na wypadek pożaru,

zasady prowadzenia ewakuacji, zasady użycia podręcznego sprzętu gaśniczego oraz zasady udzielania pierwszej pomocy medycznej.

§ 5 [Prawa własności intelektualnej]

1. Wszelkie wygłaszane i prezentowane w ramach Imprezy wykłady, prezentacje, filmy szkoleniowe etc. Stanowią własność intelektualną ich autorów, w tym mogą stanowić utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 666, ze zm.), do którego autorskie prawa majątkowe przysługują Organizatorowi, osobom prezentującym dane utwory, w szczególności prelegentom lub innym podmiotom uprawnionym, których prawa zostały zaspokojone. Uczestnik nie jest uprawniony do eksploatacji prezentowanych w ramach Imprezy utworów, w szczególności stanowiących przedmiot praw autorskich. Oznacza, to, że Uczestnik nie jest uprawniony do rejestrowania występów, wykładów, filmów, prezentacji i innych materiałów ani w całości, ani w części.

• Uczestnik poprzez udział w Imprezie wyraża nieodpłatną zgodę na wykonywanie przez Organizatora zdjęć i filmów w czasie trwania Imprezy, na których może zostać utrwalony wizerunek Uczestnika, wykorzystywanych następnie w celach informacyjnych, promocyjnych i marketingowych. W razie odwołania zgody na utrwalenie wizerunku Uczestnik jest zobowiązany poinformować o tym Organizatora drogą e-mailową wraz ze wskazaniem konkretnego zdjęcia, na którym utrwalono jego wizerunek. Zasady przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku Uczestników utrwalonego na zdjęciach i filmach, o których mowa powyżej znajdują się w Polityce przetwarzania danych dostępnej na Stronie Imprezy.

§ 6 [Postanowienia końcowe]

1. W zakresie ochrony danych osobowych stosuje się postanowienia § 12 Regulaminu Sprzedaży Biletów.

• W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie będą miały przepisy polskiego Kodeksu Cywilnego.

• W razie sporów pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem sądem właściwym do ich rozpoznania jest sąd powszechny właściwy na podstawie obowiązujących przepisów.

• Organizator zastrzega prawo wprowadzania zmian do Regulaminu w terminie 14 dni od poinformowania Uczestników. W takim przypadku Organizator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Uczestników. Informacja o powyższych zmianach zostanie umieszczona na stronie internetowej www.exfest.pl oraz zostanie wysłana drogą e-mailową do Uczestników na adresy e-mail wskazane w formularzu rejestracyjnym. Zmiany w Regulaminie dokonywane będą wyłącznie z ważnych przyczyn, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa Uczestników Imprezy.

• Niniejszy Regulamin został sporządzony w polskiej wersji językowej.

• Regulamin wchodzi w życie z dniem 05.11.2025 r.